Att se föreningens lokaler utnyttjas av aktiva, glada och engagerade medlemmar är något av det bästa du vet eller hur? Men visst kan det bli mycket administration och många samtal kring bokning av föreningens lokaler. Ibland händer det saker och en ombokning av lokalen behöver göras. Det finns en smidig lösning på detta och det är att satsa på ett online bokningssystem i vilket medlemmarna själva kan gå in och sköta ny- och ombokningar av föreningens lokaler.

Bokningssystemet minskar antalet telefonsamtal och du kan fokusera på att ge service till de som verkligen behöver det. Eventuella ombokningar av föreningslokalerna sköter respektive medlem själva smidigt via bokningssidan eller i bokningsappen. Väljer du dessutom att integrera ett passersystem tillsammans med bokningssystemet, får du en flexibel lösning som ger dina medlemmar enkel och säker access till föreningslokalerna, utan att du behöver vara på plats och öppna eller dela ut taggar till medlemmarna. Vi vet alla att nycklar och taggar har en tendens att försvinna eller glömmas hemma.

Ser du det framför dig, inga sena kvälls- eller helgsamtal från medlemmarna längre? För med bokningssystemet från BokaMera kan du glömma det där med att passa tider för öppning av lokalen. Tidsbokningen av föreningens lokaler sköts helt av medlemmarna själva och lokalerna kan bokas dygnet runt online. Att BokaMera även finns som smidiga bokningsappar för både Android och iPhone gör det bara ännu bättre för båda parter.

Säkerheten, en trygg föreningsmiljö och smidig access är naturligtvis viktiga aspekter för medlemmarna i din förening. Eftersom bokningssystemet även går att integrera med ett passersystem är det enkelt för dig att säkerställa att rätt medlemmar får smidigt tillträde till föreningslokalerna vid rätt tillfälle och samtidigt håller du obehöriga utanför. Med BokaMeras bokningssystem och ett integrerat passersystem bjuder du på en smidig upplevelse hela vägen från bokning till avslutad aktivitet.

Genom att aktivera bokningssystemets funktion för automatiskt utskick av påminnelser till medlemmar som bokat, kan du släppa tankarna på manuella påminnelser eller eventuell oro för bortglömda bokningar. Därmed minskar risken för att föreningens lokaler står outnyttjade. Påminnelse skickas via sms eller mejl till föreningsmedlemmen som gjort bokningen.

Visuell bokningskalender

Du lägger upp ditt schema för tillgängliga tider i BokaMeras bokningskalender och eftersom bokningssystemet är mycket flexibelt kan du ha olika schema beroende på vecka eller veckodag helt efter dina behov och önskemål. I kalenderns schema ser både du som administratör och dina medlemmar vilka tider som är bokningsbara, vilket gör tidsbokningen väldigt smidig. Erbjuder du andra kringtjänster som t ex innefattar en ledare, beställning av fika etc. lägger du upp dessa tjänster som en valmöjlighet och gör tjänsten bokningsbar via samma system. Med BokaMeras bokningssystem är det enkelt att erbjuda det där lilla extra som gör att medlemmarna supernöjda med din service till dem.

En överskådlig bokningskalender både på webben och bokningsappen med BokaMeras bokningssystem

Enkelt att boka föreningslokaler via bokningsappar för Android och iPhone

Att boka online är jättesmidigt men självklart finns BokaMeras bokningssystem för föreningar även tillgängligt via bokningsappar för både Android och iPhone. Därigenom är dina föreningslokaler bokningsbara när som helst utan att medlemmarna behöver besöka din hemsida via datorn. För dig som är administratör är den stora fördelen att du alltid har bokningssystemet med dig i din mobil och kan sköta det viktigaste från appen var du än befinner dig och du kan ge snabb service om det behövs. Du kan enkelt ändra schemat och göra en lokal bokningsbar eller hjälpa till med ny- och ombokningar vid behov.

Bokningsapp ladda ner på Google Play och App Store för kund och admin

Skicka automatiska påminnelser till medlemmarna via sms eller mejl

BokaMeras bokningssystem erbjuder tjänsten med automatiska påminnelser som du kan aktivera och tack vare påminnelserna kan du helt släppa oron för att någon missar eller glömmer bort sin bokade tid. Det är en kanonbra service för den som bokat föreningens lokaler att få en påminnelse och kanske slippa betala för outnyttjad tid.

Skicka automatiska SMS-påminnelser via bokningssystemet

Bokningssystemet erbjuder många möjligheter

BokaMeras flexibla bokningssystem möjliggör för dig att kunna anpassa de olika modulerna till just din förenings medlemmar och behov. Vi utvecklar bokningssystemet i dialog med er, våra kunder. Vi ser kontinuerligt över möjligheterna att koppla på andra system, som t ex passersystem, för att göra helhetsupplevelsen för medlemmarna som hyr dina föreningslokaler så bra som möjligt och sända signalen att du tänker på deras säkerhet och ger dem bra och hög service.

I bokningssystemet kan du bygga upp ett medlemsregister och en kunddatabas som hjälper dig att sköta uthyrningen av föreningens lokaler på ett effektivt sätt. Databasen kan du enkelt hålla uppdaterad i enlighet med GDPR-standard.

Ett par andra fördelar som många av våra kunder uppskattar och använder är möjligheten att ta betalt online direkt via bokningssystemet om det är så att du tar ut en liten avgift för hyran av föreningens lokaler. Du kan du skicka ut information och nyheter via den inbyggda nyhetsbrevsfunktionen i bokningssystemet.

Vår support står redo att hjälpa dig med en smidig uppstart av bokningssystemet. En timmes gratis hjälp med igångsättning ingår i våra betalpaket och det behövs faktiskt inte mer än en timme för att sätta upp ditt system och göra din sporthall bokningsbar. Vi vet, det låter helt fantastiskt! När du väl är igång med bokningssidan för din sporthall finns vi tillgängliga för att stötta dig via chatten eller så bokar du enkelt en supporttid.

Höjd säkerhet och samtidigt smidig access till föreningen med ett passersystem

Att tänka på säkerheten i dina föreningslokaler och att försäkra dig om att endast betalande medlemmar får access är viktiga faktorer för dig som ansvarig i föreningen. Genom att integrera ett kodlås på dina föreningslokaler kan du enkelt koppla ihop bokningssystemet med ett passersystem och du kan glömma bort kostsamma eller borttappade nycklar eller taggar.

BokaMera erbjuder integrationsmöjligheter med flera olika passersystem, vi berättar gärna mer om vilka och tillsammans kommer vi fram till det som passar bäst med dina krav och önskemål. Direkt i bokningssystemet kan du helt automatiserat ge besökare tillträde till föreningslokalens olika delar med hjälp av en unik personlig kod som bara fungerar under den bokade tiden. Tilldelning av temporära koder sköts automatiskt via bokningssystemet och skickas direkt ut till medlemmen som bokat lokalen via sms eller mejl.

Skaffa ett passersystem för dina lokaler/förening med BokaMera bokningssystem

Håll medlemmarna uppdaterade med information via nyhetsbrev

Bokningssystemet från BokaMera har en inbyggd funktion för att skicka ut nyhetsbrev till dina medlemmar. Direkt i bokningssystemet skapar du dina nyhetsbrev och skickar ut till medlemmarna i ditt kundregister direkt utan att behöva exportera e-postadresserna till något externt mejlsystem.

Du slipper dessutom att skaffa en licens för ett separat nyhetsbrevssystem. Den här funktionen är vi och våra kunder väldigt nöjda med eftersom du skriver ditt nyhetsbrev direkt i bokningsprogrammet, lägger till lite bilder och voilà så kan du skicka iväg det till mottagarna. Det är så enkelt att sköta, även om du inte är van vid att jobba med nyhetsbrev.

Skicka nyhetsbrev online med BokaMeras bokningssystem

Integrera bokningssidan på föreningens befintliga hemsida

Vi guidar dig eller din webbleverantör igenom stegen för att integrera bokningssystemet om din förening redan har en hemsida som ni är nöjda med och vill behålla. Du kan länka direkt till bokningssidan från dina sociala mediekanaler eller lägga länken i dina nyhetsbrevsutskick för att göra det enkelt för medlemmarna att komma direkt till bokningen av lokalerna eller dina tjänster.

Om du inte har någon hemsida ingår en gratisversion

Som en extra service från BokaMera ingår det en gratis hemsida i bokningssystemet om föreningen inte redan har en befintlig på plats. Vår support hjälper dig att komma igång med din nya hemsida snabbt och enkelt och dina föreingslokaler blir bokningsbara inom en timme brukar vi säga. Nu återstår bara att se till att du har din verksamhet och föreningsledare redo när bokningarna börjar trilla in!

Behöver du ta betalt när medlemmarna bokar lokal?

Att ta emot betalningar online känns självklart idag och det kan du göra direkt i det integrerade betalningssystemet om det är så att dina medlemmar betalar en slant för hyran av lokalerna. Du kan ta emot betalning via kort, bank, faktura eller Swish.

Betalningsfunktionen integreras i  bokningssystemet och du behöver inte byta system för att administrera betalningen. Skapade mallar för fakturor och kvitton i systemet gör det smidigt att administrera betalningarna. För helt ärligt, det är inte detta är den mest spännande delen av att driva en förening.

Betala din bokning direkt när du bokar via bokningssystemet, Payson och Billmate

Bokningskalender tillgänglig offline

Du kan synka din bokningskalender till din mobil eller din dator, och då kan du spegla föreningens bokningsinformation i din vanliga kalender, vilket många tycker är en stor fördel. Outlook, Google Calendar och iPad/iPhone/Mac-kalender erbjuder denna offline synkning och genom ett par enkla åtgärder aktiverar du synkningen av bokningskalendern. Vi har enkla guider för hur du går tillväga till alla ovan nämnda kalendrar.

Notera att Google endast synkar uppdateringar en gång per dygn, det är utom vår kontroll. Synkningen av Google kalendern ingår endast i betalversionerna av BokaMeras bokningssystem, dvs från Standardpaketet och uppåt.

Synka din bokningskalender via BokaMeras bokningssystem

Enkelt att ta ut rapporter för dig som vill följa statistiken

Uppföljning av beläggningen i din förenings lokaler och annan statistik kan du enkelt ta ut i form av rapporter från bokningssystemet. Rapportgeneratorn exporterar de data du behöver till Excel för vidare bearbetning, analys och sammanställning av dina beslutsunderlag.

BokaMeras dashboard ger en visuell och lättbegriplig sammanställning av viktiga nyckeltal som du har tillgång till direkt på startsidan i bokningssystemet. Dashboarden presenterar din förenings utveckling och de nyckeltal du vill ha extra fokus på. Visuellt och tydligt för dig som gillar att följa föreningen på detaljnivå!

Ta ut bokningsrapporter i bokningssystemet

BokaMeras låga månadskostnad

På BokaMera har vi valt att hålla låga månadskostnader för vi har som ambition att göra hela Sverige bokningsbart. Vårt minsta paket är faktiskt helt gratis och för en lite mindre förening kan det mycket väl räcka med det som ingår i det paketet. För lite större föreningar har vi flera olika paketnivåer och tillvalstjänster att välja mellan utifrån din förenings storlek och behov.

Här kan du jämföra våra olika paket för att se vilket som passar för just din förening. Här ger vi en tydlig sammanställning av vad som ingår i respektive paket och vad de olika paketen kostar.

Ex på tjänsterna du kan välja som tillval

●      Sms-tjänsten: 1 kr/skickat sms, inga begränsningar i hur många sms som kan skickas

●      Utskick av nyhetsbrev: 59 kr i månaden obegränsat antal utskick

●      Passersystem: 199 kr i månaden

●      API: 199 kr i månaden

Vill du testa en demo för att säkerställa att BokaMeras online bokningssystem är rätt för din förening?