BokaMeraBokningssystem för föreningar och organisationer
Driver du en förening eller en välgörenhetsorganisation? BokaMeras bokningssystem kan vara er räddning i den digitala världen
Att se föreningens lokaler utnyttjas av aktiva, glada och engagerade medlemmar är något av det bästa du vet eller hur? Men visst kan det bli mycket administration och många samtal kring bokning av föreningens lokaler. Ibland händer det saker och en ombokning av lokalen behöver göras. Det finns en smidig lösning på detta och det är att satsa på ett online bokningssystem i vilket medlemmarna själva kan gå in och sköta ny- och ombokningar av föreningens lokaler. Bokningssystemet minskar antalet telefonsamtal och du kan fokusera på att ge service till de som verkligen behöver det. Eventuella ombokningar sköter respektive medlem själva smidigt via bokningssidan eller i bokningsappen. Väljer du dessutom att integrera ett passersystem tillsammans med bokningssystemet, får du en flexibel lösning som ger dina medlemmar enkel och säker access till föreningslokalerna, utan att du behöver vara på plats och öppna eller dela ut taggar till medlemmarna. Vi vet alla att nycklar och taggar har en tendens att försvinna eller glömmas hemma.
Ser du det framför dig, inga sena kvälls- eller helgsamtal från medlemmarna längre? För med bokningssystemet från BokaMera kan du glömma det där med att passa tider för öppning av lokalen. Tidsbokningen av föreningens lokaler sköts helt av medlemmarna själva och lokalerna kan bokas dygnet runt online. Att BokaMera även finns som smidiga bokningsappar för både Android och iPhone gör det bara ännu bättre.
Säkerheten, en trygg föreningsmiljö och smidigt access är naturligtvis viktiga aspekter för medlemmarna i din förening. Eftersom bokningssystemet även går att integrera med ett passersystem är det enkelt för dig att säkerställa att rätt personer får smidigt tillträde till föreningslokalerna vid rätt tillfälle och samtidigt håller du obehöriga utanför. Med BokaMeras bokningssystem och ett integrerat passersystem bjuder du på en smidig upplevelse hela vägen från bokning till avslutad aktivitet.
Genom att aktivera bokningssystemets funktion för automatiskt utskick av påminnelser till medlemmar som bokat, kan du släppa tankarna på manuella påminnelser eller eventuell oro för bortglömda bokningar. Därmed minskar risken för att föreningens lokaler står outnyttjade. Påminnelse skickas via sms eller mejl till föreningsmedlemmen.
Visuell bokningskalender
Du lägger upp ditt schema för tillgängliga tider i BokaMeras bokningskalender och eftersom bokningssystemet är mycket flexibelt kan du ha olika schema beroende på vecka eller veckodag helt efter dina behov och önskemål. I kalenderns schema ser både du som administratör och dina medlemmar vilka tider som är bokningsbara, vilket gör tidsbokningen väldigt smidig. Erbjuder du andra kringtjänster som t ex innefattar en ledare, beställning av fika etc. lägger du upp dessa tjänster som en valmöjlighet och gör tjänsten bokningsbar via samma system. Med BokaMeras bokningssystem är det enkelt att erbjuda det där lilla extra som gör att medlemmarna supernöjda med din service till dem.
BokaMera förenklar ert arbete med bokningsappar
Att boka online är jättesmidigt men självklart finns BokaMeras bokningssystem för föreningar även tillgängligt via bokningsappar för både Android och iPhone. Därigenom är dina föreningslokaler bokningsbara när som helst utan att medlemmarna behöver besöka din hemsida via datorn. För dig som är administratör är den stora fördelen att du alltid har bokningssystemet med dig i din mobil och kan sköta det viktigaste från appen var du än befinner dig och du kan ge snabb service om det behövs. Du kan enkelt ändra schemat och göra en lokal bokningsbar eller hjälpa till med ny- och ombokningar vid behov.
Slipp hantera nycklar till ert klubbhus eller träningslokaler
Att tänka på säkerheten i dina föreningslokaler och att försäkra dig om att endast betalande medlemmar får access är viktiga faktorer för dig som ansvarig i föreningen. Genom att integrera ett kodlås på dina föreningslokaler kan du enkelt koppla ihop bokningssystemet med ett passersystem och du kan glömma bort kostsamma eller borttappade nycklar eller taggar. BokaMera erbjuder integrationsmöjligheter med flera olika passersystem, RCO, Axema, Vanderbilt, Telkey, Parakey, Amido och Siedle. Hör av dig till oss på BokaMera så hjälper vi er att hitta det som passar bäst med dina krav och önskemål. Direkt i bokningssystemet kan du helt automatiserat ge besökare tillträde till föreningslokalens olika delar med hjälp av en unik personlig kod som bara fungerar under den bokade tiden. Tilldelning av temporära koder sköts automatiskt via bokningssystemet och skickas direkt ut till medlemmen som bokat lokalen via sms eller mejl. Är det många som behöver ha tillgång till era lokaler, sporthall eller klubbhus? Det kan vara svårt att alltid vara tillgänglig för överlämning av nycklar och kan vara en mycket tidskrävande process. Nycklar kan också slarvas bort och kan bli dyrt i längden om man ska behöva byta lås.
Håll medlemmarna uppdaterade med information via nyhetsbrev
Bokningssystemet från BokaMera har en inbyggd funktion för att skicka ut nyhetsbrev till dina medlemmar. Direkt i bokningssystemet skapar du dina nyhetsbrev och skickar ut till medlemmarna i ditt kundregister direkt utan att behöva exportera e-postadresserna till något externt mejlsystem. Du slipper dessutom att skaffa en licens för ett separat nyhetsbrevssystem. Den här funktionen är vi och våra kunder väldigt nöjda med eftersom du skriver ditt nyhetsbrev direkt i bokningsprogrammet, lägger till lite bilder och voilà så kan du skicka iväg det till mottagarna. Det är så enkelt att sköta, även om du inte är van vid att jobba med nyhetsbrev.
Har du ingen egen hemsida? Du får en gratis
Att skapa sin egen hemsida kan vara både tidskrävande och kostsamt. När du signar upp ett konto hos BokaMera får du en gratis hemsida som redan är klar, på köpet! Detta ingår även i gratisversionen och i alla betalversioner. Det finns inställningar du kan göra på hemsidan för att göra den mer personlig för just er förening.
- Lägg till er logga som syns både på hemsidan och på bokningsappen.
- Ladda upp bilder i galleriet på föreningslokalen, aktiviteter bl.a.
- Uppdatera kunder/medlemmar med nyheter.
- Anpassa färger på menyn och bokningsknapparna.
- Välja kalenderinställningar på hur bokningskalendern ska se ut på hemsidan.
Integrera bokningssidan på föreningens befintliga hemsida
Vi guidar dig eller din webbleverantör igenom stegen för att integrera bokningssystemet om din förening redan har en hemsida som ni är nöjda med och vill behålla. Du kan länka direkt till bokningssidan från dina sociala mediekanaler eller lägga länken i dina nyhetsbrevsutskick för att göra det enkelt för medlemmarna att komma direkt till bokningen av lokalerna eller dina tjänster.
Behöver du ta betalt när medlemmarna bokar lokal?
Att ta emot betalningar online känns självklart idag och det kan du göra direkt i det integrerade betalningssystemet om det är så att dina medlemmar betalar en slant för hyran av lokalerna. Du kan ta emot betalning via kort, bank, faktura eller Swish. Betalningsfunktionen integreras i bokningssystemet och du behöver inte byta system för att administrera betalningen. Skapade mallar för fakturor och kvitton i systemet gör det smidigt att administrera betalningarna. För helt ärligt, det är inte detta är den mest spännande delen av att driva en förening.
Bokningskalender tillgänglig offline
Du kan synka din bokningskalender till din mobil eller din dator, och då kan du spegla föreningens bokningsinformation i din vanliga kalender, vilket många tycker är en stor fördel. Outlook, Google Calendar och iPad/iPhone/Mac-kalender erbjuder denna offline synkning och genom ett par enkla åtgärder aktiverar du synkningen av bokningskalendern. Vi har enkla guider för hur du går tillväga till alla ovan nämnda kalendrar.
Notera att Google endast synkar uppdateringar en gång per dygn, det är utom vår kontroll. Synkningen av Google kalendern ingår endast i betalversionerna av BokaMeras bokningssystem, dvs från Standardpaketet och uppåt.
Skicka e-post och SMS-påminnelser
BokaMeras bokningssystem erbjuder tjänsten med automatiska påminnelser som du kan aktivera och tack vare påminnelserna kan du helt släppa oron för att någon missar eller glömmer bort sin bokade tid. Det är en kanonbra service för den som bokat föreningens lokaler att få en påminnelse och kanske slippa betala för outnyttjad tid.
Rapporter och bokningslistor för redovisning och styrelsemöten
Bokningssystemet har ett inbyggt rapportsystem där du kan ta ut all information du kan behöva som innefattar all data om kunder och bokningar.
Behöver du ta ut en lista på alla bokningar gjorda inom en viss tidsram inför redovisning kan du få ut detta i en Excel-fil. Inför styrelsemöten kan man ta ut listor på alla bokningar gjorda i en viss lokal eller titta på vilka tjänster som är bokade mest under det senaste halvåret. Ni väljer själva vilken information ni behöver och vad ni vill kunna ta fram.
BokaMeras låga månadskostnad
På BokaMera har vi valt att hålla låga månadskostnader för vi har som ambition att göra hela Sverige bokningsbart. Vårt minsta paket är faktiskt helt gratis och för en lite mindre förening kan det mycket väl räcka med det som ingår i det paketet. För lite större föreningar har vi flera olika paketnivåer och tillvalstjänster att välja mellan utifrån din förenings storlek och behov. Vi erbjuder även en rabatt för icke vinstdrivande föreningar och organisationer. Kontakta oss så får ni veta mer.
Jämför våra olika paket för att se vilket som passar för just din förening. Här ger vi en tydlig sammanställning av vad som ingår i respektive paket och vad de olika paketen kostar.
Jag behöver hjälp!
Inga problem! BokaMera har en super support som hjälper er att komma igång med bokningssystemet. Boka in ett möte "Hjälp att lägga upp ett nytt konto", så får du hjälp att starta upp och guidning i hur systemet fungerar så ni hittar alla funktioner som passar just er förening.
Detta mötet är kostnadsfritt för alla kunder med ett betalkonto. För ett gratiskonto tillkommer en avgift.
Det finns flera olika abonnemang att välja på. Allt från gratis till större abonnemang för stora företag. Titta gärna på vår prislista och vad som ingår i de olika prisnivåerna.